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《廣州市業主決策電子投票規則》政策解讀
2019-08-29  10:03    來源:廣州市住房和城鄉建設局

  一、修訂文件的背景、依據、目標和任務

  (一)背景。《廣州市業主決策電子投票暫行規則》自2016年9月實施以來(我局同步建立了電子投票系統),在我市首次實現了業主可以采用方便、快捷的電子投票方式,對物業管理區域內業主共同決定事項進行表決。業主大會采用電子投票表決不僅方便、快捷,而且表決結果真實可信,對保障業主行使表決權、規范我市物業管理活動發揮了較好的作用,取得了良好的社會效益。隨著實踐的不斷深入、社會經濟的快速發展,業主、業主委員會、物業服務企業、街(鎮)和相關政府部門等各方對電子投票的關注度越來越高,各方需求也在不斷的調整和提高,希望進一步降低使用電子投票門檻、進一步規范電子投票活動中的行為、電子投票操作更加方便和快捷;同時,希望行政主管部門加快建立住宅小區電子投票數據庫,在全市更多小區推廣使用電子投票,解決因使用書面方式投票引發的業主、物業服務企業對業主大會表決結果真實性問題而造成的矛盾糾紛。因此,為進一步規范我市物業管理活動,切實保障業主行使表決權,更好地維護廣大業主權利,原規則中的部分內容亟需修訂。

  (二)依據。1.國家法律法規:《中華人民共和國物權法》《最高人民法院關于審理建筑物區分所有權糾紛案件具體應用法律若干問題的解釋(法釋[2009]7號)》《物業管理條例》

  2.廣東省地方性法規:《廣東省物業管理條例》

  3.政府規章:《廣州市物業管理暫行辦法》

  (三)目標和任務。《廣州市業主決策電子投票暫行規則》(以下簡稱《投票規則》)修訂后會對于推動我市成立業主大會、選舉產生業主委員會,以及規范業主使用電子投票系統對業主共同決定事項進行表決的行為可以產生積極的社會影響,更加有利于維護廣大業主的合法權益。

  二、主要內容

  (一)《投票規則》的適用范圍

  《投票規則》第二條:本規則適用于本市行政區域內業主決策電子投票活動。本規則所稱電子投票,是指以市住房建設行政主管部門提供的業主決策電子投票系統(以下簡稱“投票系統”)為平臺,業主通過微信等互聯網技術手段,對物業管理活動中依法應當由業主大會決定或者應當由業主共同決定的事項,進行投票表決的活動。

  (二)使用電子投票的條件

  《投票規則》第四條:按照本規則規定已建立物業管理區域電子投票數據庫的,業主大會會議表決應當采用電子投票。

  (三)電子投票表決事項的內容

  《投票規則》第六條:依法應當由業主大會決定或者應當由業主共同決定的下列事項,納入電子投票范疇:

  1.制定、修改業主大會議事規則;

  2.制定、修改管理規約;

  3.選舉、更換、罷免業主委員會委員;

  4.決定是否設立業主監事會;

  5.續聘、選聘、解聘物業服務企業;

  6.確定物業服務的內容、收費標準、期限;

  7.籌集、使用物業專項維修資金;

  8.依法改建、重建建筑物及其附屬設施;

  9.依法改變共用部位、共用設施設備的用途;

  10.利用共用部位、共用設施設備合法經營,管理和使用經營收益;

  11.審議業主委員會的年度工作報告和收支預結算報告;

  12.確定業主委員會委員的補貼標準和業主委員會專職工作人員的人數、薪酬標準;

  13.改變或者撤銷業主委員會作出的與業主大會決定相抵觸的決議;

  14.法律、法規、規章或者管理規約、業主大會議事規則依法約定應當由業主大會決定或者由業主共同決定的事項。

  (四)建立數據庫的部門職責分工

  《投票規則》第七條:市住房建設行政主管部門統籌投票系統數據庫的建立、維護和管理工作,區住房建設行政主管部門具體負責本轄區投票系統數據庫的建立、維護和管理工作。市、區住房建設行政主管部門要加強投票系統數據庫的安全管理工作。

  市住房建設行政主管部門與市規劃和自然資源行政管理部門應當建立投票系統數據庫所需信息的共享和更新機制。市規劃和自然資源行政管理部門應當將已登記專有部分的地址(房號)、建筑面積、業主姓名、業主身份證件號碼等信息共享給市住房建設行政主管部門。

  區住房建設行政主管部門應當參照本條第二款規定,與區規劃和自然資源行政管理部門建立信息的共享和更新機制,采集投票系統數據庫所需信息。在業主、業主大會開始電子投票前,區住房建設行政主管部門要通過技術手段,及時更新投票系統數據庫中已完成不動產登記的專有部分的地址(房號)、建筑面積、業主姓名、業主身份證件號碼等信息。

  (五)采集未登記專有部分相關信息

  《投票規則》第八條:物業管理區域內專有部分尚未依法辦理所有權登記的,區住房建設行政主管部門應當按照下列規定采集相關信息:

  1.會同物業服務企業收集專有部分的地址(房號),物業所在地的公安機關應當予以協助;

  2.根據《最高人民法院關于審理建筑物區分所有權糾紛案件具體應用法律若干問題的解釋》(法釋〔2009〕7號)第一條、第二條、第八條的規定認定專有部分的業主和建筑面積;

  3.將已采集專有部分的地址(房號)、建筑面積、業主姓名、業主身份證件號碼等信息錄入投票系統數據庫。

  (六)建立電子投票數據庫

  《投票規則》第十一條:區住房建設行政主管部門應當按照下列規定建立、完善物業管理區域的投票系統數據庫:

  1.按照《投票規則》第七條、第八條規定采集專有部分的地址(房號)、建筑面積、業主姓名、業主身份證件號碼等信息;

  2.按照前兩項規定建立數據庫后,區住房建設行政主管部門可以會同物業服務企業核對專有部分的地址(房號)等信息。專有部分的地址(房號)等信息存在缺漏、變更的,應當及時補充、變更數據庫中相應信息。公安機關應當予以協助。

  (七)業主信息隱私保護

  《投票規則》第十條:本規則規定公開業主的姓名、手機號碼的,應當保護業主隱私,只能公開業主的姓氏、手機號碼的前3位和后4位數字,其余信息應當用*號代替。

  (八)優先建立電子投票數據庫的情形

  《投票規則》第十二條:區住房建設行政主管部門應當加快建立轄區內住宅小區投票系統數據庫。對于籌備成立業主大會、換屆選舉業主委員會、20%以上業主提議召開業主大會臨時會議,以及業主大會擬續聘、選聘、解聘物業服務企業的住宅小區,應當優先建立投票系統數據庫。

  (九)變更電子投票數據庫相關信息

  《投票規則》第十三條:投票系統數據庫相關信息有變更的,街道辦事處(鎮人民政府)應當及時向區住房建設行政主管部門申請變更。申請變更時應當提交以下資料和電子文檔:

  1.業主手機號碼發生變更的,提供變更后的手機號碼;

  2.專有部分的地址(房號)發生變更的,提供合法變更地址(房號)的文件復印件、原地址(房號)和變更后的地址(房號);

  3.未登記的專有部分已辦理登記手續,且投票系統數據庫尚未采集到該專有部分已登記信息的,提供業主的身份證件和不動產登記證的復印件;

  4.已登記專有部分的建筑面積、業主姓名等信息發生變更,且投票系統數據庫尚未采集到該專有部分已變更信息的,提供業主的身份證件和不動產登記證的復印件。

  變更本條第一款第一項、第二項規定信息的,區住房建設行政主管部門可以直接變更;變更本條第一款第三項、第四項規定信息的,區住房建設行政主管部門應當在收到資料之日起7個工作日內核實相關信息后變更。

區住房建設行政主管部門應當在變更相關信息后,及時告知街道辦事處(鎮人民政府)。

  (十)電子投票前向街道告知投票相關信息

  《投票規則》第十四條:會議組織機構在向業主通告電子投票表決相關信息前,應當將電子投票時間、表決事項、表決規則等信息書面告知街道辦事處(鎮人民政府)。

  會議組織機構擬通告信息符合本規則規定的,街道辦事處(鎮人民政府)應當及時告知會議組織機構可以使用電子投票,并將業主清冊提供給會議組織機構。

  會議組織機構擬通告信息不符合本規則規定的,街道辦事處(鎮人民政府)應當對會議組織機構提出指導意見,區住房建設行政主管部門應當予以協助;會議組織機構應當按照街道辦事處(鎮人民政府)的指導意見予以更正。

  (十一)電子投票前向業主通告投票相關信息

  《投票規則》第十五條:會議組織機構應當于電子投票開始20日前,向投票表決范圍內的業主通告電子投票開始及截止時間、表決事項、表決規則等信息,公示業主清冊等信息,并公開接收業主意見的聯系方式。

  因發生重大事故或者緊急事件需要召開業主大會臨時會議或者組織業主表決的,可以于電子投票開始前通告、公示前款規定的信息。

  (十二)電子投票期限

  《投票規則》第十五條:電子投票期限不得少于5日,不得超過20日。

  (十三)處理業主對投票相關信息的意見、建議

  《投票規則》第十六條:對本規則第十五條規定通告電子投票相關信息有意見、建議的,業主應當在通告期間向會議組織機構提出,會議組織機構應當及時答復。采納意見、建議的,會議組織機構應當在開始投票前及時更新通告信息;表決事項、表決規則發生變更的,還應當及時告知街道辦事處(鎮人民政府)。

  對本規則第十五條規定公示的業主清冊有更正意見的,業主應當提供第十三條第一款規定的資料,向會議組織機構提出更正意見。會議組織機構應當將收集的業主更正意見和相應資料及時報送給街道辦事處(鎮人民政府);街道辦事處(鎮人民政府)按照本規則第十三條規定向區住房建設行政主管部門提交資料;區住房建設行政主管部門按照本規則第十三條規定變更相應信息。

  (十四)將表決事項錄入投票系統

  《投票規則》第十七條:會議組織機構應當于電子投票開始時間3個工作日前,向街道辦事處(鎮人民政府)提交表決事項、表決規則、投票時間等書面資料。

  會議組織機構提交的前款資料符合本規則規定及物業管理其他相關規定的,街道辦事處(鎮人民政府)應當及時通知會議組織機構可以進行電子投票,并會同會議組織機構將表決事項、投票時間等信息錄入投票系統。

  (十五)業主如何進行電子投票

  《投票規則》第十八條:電子投票前,業主應當關注“廣州物業管理”微信公眾號,在公眾號的業主投票專區,按照操作提示將業主身份與微信公眾號綁定。業主可以在微信公眾號接收投票系統發送的投票信息,并進行投票。

  投票系統于投票開始時間起自動向業主發送投票信息,在投票截止時間自動終止投票。

  (十六)對一房有多個業主投票意見的采用標準

  《投票規則》第十九條:投票系統采集的一個專有部分有兩個以上業主,且業主身份均與“廣州物業管理”微信公眾號綁定的,該專有部分的電子投票表決意見采用第一個投票業主的意見。

  (十七)業主如何委托投票

  《投票規則》第二十條:因客觀原因不能使用微信投票但需要投票的業主,可以在電子投票期間委托居民委員會或代理人投票。

  委托投票應當遵守下列規定:

  1.業主委托居民委員會投票的,應當向居民委員會提交書面委托書,載明對表決事項的表決意見,并出示業主身份證明和不動產權屬證明;。

  2.業主委托代理人投票的,代理人應當向居民委員會提交業主的書面委托書,載明對表決事項的表決意見,并提交業主的身份證明、不動產權屬證明和代理人的身份證明等材料;

  3.居民委員會應當根據街道辦事處(鎮人民政府)提供的業主清冊核實業主身份;

  4.在電子投票截止前,居民委員會將業主的表決意見在投票系統中錄入。

  (十八)對業主既微信投票又委托投票的采用標準

  《投票規則》第二十條:業主委托居民委員會或委托代理人投票,又在電子投票期間使用了微信投票的,業主的表決意見采用微信投票意見。

  (十九)業主的表決意見包括哪幾種

  《投票規則》第二十一條:業主的表決意見包括同意、反對、棄權三種。未明示表決意見的業主不計入參加業主大會會議的業主人數。

  (二十)對部分表決事項未提出表決意見的認定標準

  《投票規則》第二十一條:業主大會會議有多項表決事項,業主僅對其中部分事項表決的,投票系統在統計表決意見時,該業主未表決的其他事項的表決意見視為棄權;該業主計入參加業主大會會議的業主人數。

  (二十一)統計表決意見

  《投票規則》第二十二條:投票系統在電子投票截止時間起,自動統計表決意見,生成電子投票的表決結果和表決明細。業主可以在“廣州物業管理”微信公眾號查詢表決結果。

表決結果包括:已投票業主的表決意見匯總,已投票業主的總人數和建筑物總面積,未投票業主的總人數和建筑物總面積等內容。

  表決明細包括:已投票業主的地址(房號)、專有部分面積、投票形式、表決意見等內容。

  (二十二)公示表決結果

  《投票規則》第二十三條:街道辦事處(鎮人民政府)應當于投票系統生成表決結果、表決明細后的1個工作日,將表決結果、表決明細的電子文檔送達給會議組織機構。

會議組織機構應當自收到表決結果、表決明細之日起3日內將其公示,公示時間為10日。

  業主大會議事規則已依法約定未投票表決業主的投票權數計入已投票表決多數票的,會議組織機構應當在投票系統生成的表決結果基礎上,將未投票表決業主的投票權數計入已投票表決多數票,統計生成業主大會表決結果,并按照本條第二款規定的時間進行公示。

  (二十三)對未按照規定公示表決結果的處理

  《投票規則》第二十三條:會議組織機構未按照本條第二款、第三款規定公示的,街道辦事處(鎮人民政府)可以責令其限期公示,并通告全體業主;逾期拒不公示的,由街道辦事處(鎮人民政府)自逾期之日起3個工作日內公示。

  (二十四)對表決結果、表決明細異議的處理

  《投票規則》第二十四條:對公示的表決結果、表決明細有異議的,異議提出人應當在公示期間實名書面提出,街道辦事處(鎮人民政府)、區住房建設行政主管部門應當按照下列規定處理:

  1.提出查驗本人委托投票的,業主應當出示身份證明和不動產權屬證明。街道辦事處(鎮人民政府)應當會同會議組織機構將書面委托書供其查驗。經查驗,書面委托書載明的表決意見與公示表決意見不一致的,由街道辦事處(鎮人民政府)在投票系統重新錄入表決意見,并由投票系統自動統計生成表決結果并通告。

  2.有證據證明不是自然人業主或者不是法定代表人或者不是法人委托的代理人使用微信投票的,可以向街道辦事處(鎮人民政府)反映。街道辦事處(鎮人民政府)應當會同區住房建設行政主管部門進行核實。經核實情況屬實的,街道辦事處(鎮人民政府)應當重新統計并通告表決結果。

  3.對公示的業主人數、專有部分面積等業主投票權數提出異議的,業主、物業服務企業、建設單位應當提交相應證據材料。街道辦事處(鎮人民政府)應當會同區住房建設行政主管部門進行核實。經核實,公示的業主投票權數不符合本規則第三十一條規定的,街道辦事處(鎮人民政府)應當重新認定業主投票權數,重新統計并通告表決結果。

  街道辦事處(鎮人民政府)應當在表決結果公示期限屆滿之日起30日內對異議進行處理;情況較復雜的,處理時間可以延長30日。

  (二十五)表決結果生效的規定

  《投票規則》第二十五條:依法應當由業主大會決定或者應當由業主共同決定的事項,應當有投票表決范圍內專有部分占建筑物總面積過半數的業主且占總人數過半數的業主投票表決。

  符合前款規定,且符合下列情形之一的,表決結果生效:

  1.本規則第二十三條規定的表決結果公示期屆滿,對表決結果無異議或者異議不成立的;

  2.按照本規則第二十四條規定對表決結果異議處理后,由街道辦事處(鎮人民政府)重新統計并通告結果的。

  符合本條第二款第一項規定的,表決結果自公示期屆滿之日起生效;符合本條第二款第二項規定的,表決結果自重新通告之日起生效。

  (二十六)對不采用電子投票形式召開業主大會會議的處理

  《投票規則》第二十六條:業主大會籌備組、業主委員會、業主監事會違反本規則第四條、第六條的規定,不采用電子投票形式召開業主大會會議的,街道辦事處(鎮人民政府)應當責令其限期改正,并通告全體業主。

  符合《廣州市物業管理暫行辦法》第三十七條第四款第一項、第四項、第五項的規定,有表決事項應當召開業主大會臨時會議,且符合本規則第四條規定,但業主委員會、業主監事會未采用電子投票形式召開會議的,街道辦事處(鎮人民政府)應當責令其采用電子投票形式限期召開,并通告全體業主;逾期不召開的,由居民委員會在街道辦事處(鎮人民政府)的指導監督下組織召開。

  (二十七)對業主大會籌備組、業委會、業主監事會違反有關規定的處理

  《投票規則》第二十六條:業主大會籌備組、業主委員會、業主監事會違反本規則第十四條第一款和第三款、第十五條、第十六條、第十七條第一款規定的,街道辦事處(鎮人民政府)可以責令其限期改正,并通告全體業主。

  《投票規則》第二十七條:業主委員會、業主監事會違反本規則規定,經街道辦事處(鎮人民政府)責令其限期改正,但逾期不改正的,街道辦事處(鎮人民政府)可以組織召開業主大會臨時會議,由業主大會對解散業主委員會、業主監事會進行表決。

  經業主大會決定解散業主委員會的,由街道辦事處(鎮人民政府)組織選舉產生新一屆業主委員會。

  (二十八)電子投票活動中的禁止行為

  《投票規則》第二十八條:任何單位、個人不得有下列行為:

  1.冒充業主或者指使他人冒充業主使用微信投票的;

  2.偽造表決結果、表決明細,或者指使他人偽造業主書面委托書、業主簽名的。

  單位、個人有上述行為的,由相關行政管理部門根據職責分工依法予以處理;給業主、業主大會造成損失的,依法承擔賠償責任;涉嫌犯罪的,依法移送司法機關處理。

  (二十九)可使用電子投票系統征集業主對召開業主大會臨時會議的意見

  《投票規則》第三十條:經物業管理區域內占業主總人數5%以上業主提議有事項需要召開業主大會臨時會議表決的,提議業主可以向街道辦事處(鎮人民政府)申請使用投票系統,通過投票系統征集其他業主是否同意召開業主大會臨時會議的意見。提議業主應當提供提議表決事項、同意召開業主大會臨時會議的業主簽名表等相關書面資料。

  經核實,提議業主人數達到物業管理區域內業主總人數5%以上的,街道辦事處(鎮人民政府)可以參照本規則規定,通過投票系統征集其他業主對是否同意召開業主大會臨時會議的意見。同意召開業主大會臨時會議的業主人數達到物業管理區域內業主總人數20%以上的,業主委員會應當按照《廣州市物業管理暫行辦法》第三十七條規定召開業主大會臨時會議。

  (三十)專有部分建筑面積、建筑物總面積和業主人數、總人數的認定標準

  《投票規則》第三十一條:本規則規定的專有部分建筑面積、建筑物總面積和業主人數、總人數按照《最高人民法院關于審理建筑物區分所有權糾紛案件具體應用法律若干問題的解釋》(法釋〔2009〕7號)第八條、第九條的規定認定。

  專有部分建筑面積、建筑物總面積和業主人數、總人數以投票系統數據庫中已登記的專有部分建筑面積、業主人數為計算范圍。

  (三十一)向業主公開相關信息的方式

  《投票規則》第三十二條:本規則規定應當向全體業主公開的事項,會議組織機構可以通過書面通知、在物業管理區域內顯著位置通告、公示,或者按照管理規約、業主大會議事規則約定的其他方式公開,征集業主意見,接受業主監督。

  通知、通告、公示事項內容較多的,會議組織機構可以通過微信群、公眾號等方式向全體業主公開。

物業管理區域內樓棟較多的,會議組織機構應當將本樓棟的業主清冊、表決明細等有關信息在樓棟入口或者大堂等顯著位置公示。

  (三十二)業主信息的保護措施

  《投票規則》第三十三條:住房建設行政主管部門、街道辦事處(鎮人民政府)、投票組織者、投票系統開發維護單位的工作人員應當妥善保管業主信息,不得用于與電子投票無關的活動。同時,禁止任何單位、個人泄露、篡改業主信息。

  泄露、篡改業主信息對業主造成損失的,由相關行政管理部門根據職責分工依法予以處理;涉嫌犯罪的,依法移送司法機關處理。

  (三十三)《投票規則》的實施日期和有效期限。

  《投票規則》第三十四條:本規則自發布之日起實施,有效期5年。《廣州市業主決策電子投票暫行辦法》(穗建規字〔2016〕1號)同時廢止。

  三、解讀途徑

  (一)市政府門戶網站、本局官方網站;

  (二)“廣州物業管理”微信公眾號;

  四、解讀時間

  在《投票規則》正式頒布后10日內,對社會公布解讀材料。


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